Ковтанюк Ю. - Робота з електронними документами у діловодстві як емпіричне підгрунтя для розвитку електронного архівознавства в Україні (2024)

  АРХІВ (Всі випуски) /     Зміст випуска (2024, Вип. 71)Ukrainian English

Ковтанюк Ю.

Робота з електронними документами у діловодстві як емпіричне підгрунтя для розвитку електронного архівознавства в Україні

Рубрика: Сучасні студії книгознавства і документознавства

Анотація: Розглянуто історію впровадження інформаційних технологій роботи з електронними документами, пов’язаних із зародженням електронного архівознавства, та деякі аспекти цифрової трансформації архівної галузі, зокрема електронного документо обігута процесу роботи з документами в діловодстві й архівній справі, а також технології документування інформації аудіовізуальних документів, документів особового походження в електронній формі та електронних інформаційних ресурсів, які приймаються на зберігання до архівних установ України. Методологія дослідження ґрунтується на комплексному використанні принципу історизму, загальнонаукових та методів щодо аналізу і синтезу інформації, хронології, порівняння, системно-структурного моделювання, методиках соціальних комунікацій. Наукова новизна полягає в тому, що, незважаючи на розпочаті в працях таких істориків як Я. Калакура, М. Палієнко, Ю. Ковтанюк теоретичні розробки з інституалізації електронного архівознавства, нормативна база, науково-практичні засади розробки окремих питань та їх провадження залишилися й досі недостатньо висвітленими. Тому в статті на підставі накопиченого архівістами в Україні позитивного досвіду з’ясовано засади формування галузі електронного архівознавства за результатами розвитку одного з основних напрямів архівної справи щодо приймання-передавання документів в електронній формі на постійне зберігання в архівні установи, застосування експертизи цінності та комплектування електронними документами архівних установ, особливості обліку та зберігання таких документів тощо, що починаються з відповідного організування діловодних процесів. Визначаються засади розвитку чинної нормативно-правової бази з питань роботи з електронними документами в діловодстві, науково-дослідне та науково-методичне підґрунтя застосування документів в електронній формі у різних сферах діяльності та їх приймання-передавання на постійне зберігання до архівних установ, впровадження інформаційних (автоматизованих) систем, зокрема, систем електронного документообігу, системи взаємодії органів виконавчої влади (далі – СЕВ ОВВ), галузевої електронної архівної системи ЕЛАРСИС та електронних архівів юридичних осіб – джерел комплектування архівних установ. Висновки. Зародження електронного архівознавства пов’язане із впровадженням загального електронного документообігу в Україні та створенням засад роботи з електронними документами, що сприяло вирішенню проблеми приймання-передавання електронних документів на постійне зберігання відповідно до Закону України "Про електронні документи та електронний документообіг", процесів створення, оброблення, надсилання, одержання, експертизи цінності, знищення, підготовки до передавання на архівне зберігання, приймання на постійне зберігання, забезпечення збереженості, та використання інформації електронних документів. Кожен із цих документаційних процесів має свої особливості на відміну від подібних для аналогових, насамперед паперових, документів. Крім того, в електронному середовищі стали обов’язковими нові процеси технічної перевірки, міграції, конвертування, заходи з технічного захисту інформації, зокрема карантину. Складником експертизи цінності документації, особливо неуправлінської, стало визначення отриманих даних документами та підтвердженням факту доцільності подальшого зберігання таких документів, фіксування цілісності їх документної інформації, отримання дозволу на її використання від власника та вирішення проблеми відтворення інформації технологічно складних за своєю структурою документів, насамперед вебресурсів. Це потребувало розроблення низки нормативно-правових документів про роботу з управлінськими електронними документами як найбільш масовою часткою Національного архівного фонду (далі – НАФ) та проведення спільних міждисциплінарних досліджень архівістів, документознавців, спеціалістів у галузі інформаційних технологій, юристів, управлінців тощо, що забезпечило створення узгодженої галузевої системи централізованого приймання-передавання електронних документів НАФ на постійне зберігання. Тим самим було закладено засади подальшого розвитку електронного архівознавства як самостійного розділу архівознавства. Початок інституалізації електронного архівознавства та позитивні практичні результати потребують подальших наукових досліджень фундаментального характеру для розроблення теорії наукового напряму як основи для розвитку архівознавства в сучасних умовах і системної трансформації архівної справи.

Ключові слова: електронне архівознавство, електронне документознавство, електронне діловодство, електронний документообіг, електронний документ, документ в електронній формі, автоматизування роботи архівістів, цифрова трансформація архівної справи.


Цитованість авторів публікації:

Бібліографічний опис для цитування:
Ковтанюк Ю. Робота з електронними документами у діловодстві як емпіричне підгрунтя для розвитку електронного архівознавства в Україні / Ю. Ковтанюк // Наукові праці Національної бібліотеки України імені В. І. Вернадського. - 2024. - Вип. 71. - С. 28-56. doi: https://doi.org/10.15407/np.71.028

Бібліографія:

  1. Мелащенко А. О. Роз робка спеціалізованих комп’ютерних технологій електронних довірчих послуг. Вісн. НАН України. 2017. № 9. С. 53–59.
  2. Regulation (EU) No 910/2014 of the European Parliament and of the Council of 23 July 2014 on electronic identification and trust services for electronic transactions in the internal market and repealing Directive 1999/93/EC. Official Journal of the European Union, 28/08/2014, L 257,vol. 57, pp. 73-114. EN (Регламент (ЄС) № 910/2014 Європейського Парламенту та Ради про електронну ідентифікацію та довірчі послуги для електронних транзакцій на внутрішньому ринку та про скасування Директиви 1999/93/ЕС. Офіц. вісн. ЄС. Законодавчі акти. 2014. Т. 57. С. 73–114). (дата звернення: 10.06.2024).
  3. Про затвердження плану заходів щодо реалізації Концепції розвитку електронного урядування в Україні : розпорядження Кабінету Міністрів України від 26.09.2011 № 1014-р. Урядовий кур’єр. 2011. № 200.
  4. Про затвердження Порядку зберігання електронних документів в архівних установах : наказ Державного комітету архівів України від 25.04.2005 № 49 : зареєстрований в Міністерстві юстиції України 7 черв. 2005 р. за № 627/10907. Офіц. вісн. України. 2005. № 23. Ст. 1324.
  5. Ковтанюк Ю. С. Теоретичні засади електронного документознавства як наукового напряму в документознавстві. Студії з архів. справи та документознавства. Київ, 2011. Т. 19. Кн. 1. С. 78–89.
  6. Віднесення електронних інформаційних ресурсів до Національного архівного фонду. Аналітичний огляд / уклад. : Т. М. Ковтанюк, Н. М. Христова ; Укрдержархів, УНДІАСД. Київ : УНДІАСД, 2012. 33 с.
  7. Лаба О. В. Розвиток електронного діловодства в Україні: 1991–2020 роки : дис. ... канд. іст. наук : 27.00.02 / Нац. б-ка України ім. В. І. Вернадського, УНДІАСД. Київ, 2022. 271 с.
  8. Про вимоги до форматів даних електронного документообігу в органах державної влади. Формат електронного повідомлення : наказ Міністерства освіти і науки, молоді та спорту від 20.10.2011 № 1207 : зареєстровано в Міністерстві юстиції України 15 листоп. 2011 р. за № 1306/20044. Офіц. вісн. України. 2011. № 91. Ст. 3321.
  9. Ковтанюк Ю. С. Електронне документознавство в Україні: сутність наукового напряму, історія формування, перспективи розвитку : дис. ... канд. іст. наук : 27.00.02 / Держ. архів. служба України, Укр. н.-д. ін-т архів. справи та документознавства. Київ, 2012. 252 с.
  10. Про затвердження Правил роботи архівних установ України : наказ Міністерства юстиції України від 08.04.2013 № 656/5 : зареєстрований в Міністерстві юстиції України 10 квіт. 2013 р.за № 584/23116. Офіц. вісн. України. 2013. № 31. Ст. 1112.
  11. Про затвердження Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання : наказ Міністерства юстиції України від 11.11.2014 № 1886/5 : зареєстрований у Міністерстві юстиції України 11 листоп. 2014 р. за № 1421/26198. Офіц. вісн. України. 2014. № 93. Ст. 2705.
  12. Деякі питання документування управлінської діяльності : постанова Кабінету Міністрів України від 17 січ. 2018 р. № 55. (дата звернення: 10.06.2024).
  13. Про затвердження вимог до форматів даних електронного документообігу в органах державної влади : наказ Держ. агентства з питань електронного урядування України від 07.09.2018 № 60 : зареєстрований у Міністерстві юстиції України 20 листоп. 2018 р.за № 1309/32761. Офіц. вісн. України. 2018. № 96. Ст. 3191.
  14. Про затвердження Порядку приймання-передавання електронних документів Національного архівного фонду на постійне зберігання : наказ Міністерства юстиції України від 30.12.2020 № 4555/5 : зареєстрований у Міністерстві юстиції України 30 груд. 2020 р. за № 1317/35600. Офіц. вісн. України. 2021. № 3. Ст. 190.
  15. ДСТУ 4163:2020. Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів : прийнято та надано чинності наказом ДП "УкрНДНЦ" від 01.07.2020 № 144. Київ. 29 с.
  16. ДСТУ 2732–2023. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять : прийнято та надано чинності наказом ДП "УкрНДНЦ" від 25.05.2023 № 121. Київ. 70 с.
  17. Ковтанюк Ю. С. До питання створення електронних копій електронних документів, засвідчених паперових копій електронних документів і цифрових копій паперових документів. Історико-культурна спадщина: збереження, доступ, використання : монографія / відп. ред. І. І. Тюрменко. Київ : НАУ, 2021. С. 88–101. (дата звернення: 10.06.2024).
  18. Про затвердження Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів : наказ Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 : зареєстрований у Міністерстві юстиції України 17 квіт. 2012 р. за № 571/20884. Офіц. вісн. України. 2012. № 34. Ст. 1272.
  19. Про роботу Укрдержархіву, архівних установ і спеціальних установ страхового фонду документації у 2023 році та пріоритети на 2024 рік : звіт Держ. архів. служби України. 76 с. (дата звернення: 10.06.2024).
  20. Послуги з приведення у відповідність функціоналу приймання/передачі даних через СЕВ ОВВ у форматі ASIC. Код ДК 021:2015-2015: 72260000-5 Послуги, пов’язані з програмним забезпеченням /Державне підприємство "Державний центр інформаційних ресурсів України". (дата звернення: 10.06.2024).
  21. Розробка та впровадження системи "Електронний архів Національного банку України". (дата звернення: 10.06.2024).