Ковтанюк Ю.

Робота з електронними документами у діловодстві як емпіричне підгрунтя для розвитку електронного архівознавства в Україні

Анотація: Розглянуто історію впровадження інформаційних технологійроботи з електронними документами, пов’язаних із зародженнямелектронного архівознавства, та деякі аспекти цифрової транс-формації архівної галузі, зокрема електронного документообігута процесу роботи з документами в діловодстві й архівній справі,а також технології документування інформації аудіовізуальнихдокументів, документів особового походження в електроннійформі та електронних інформаційних ресурсів, які при ймаютьсяна зберігання до архівних установ України. Методологія дослі-дження ґрунтується на комплексному використанні при нципуісторизму, загальнонаукових та методів щодо аналізу і синтезуінформації, хронології, порівняння, системно-структурного мо-делювання, методиках соціальних комунікацій. Наукова но-визна полягає в тому, що, незважаючи на роз початі в працяхтаких істориків як Я. Калакура, М. Палієнко, Ю. Ковтанюк тео-ретичні роз робки з інституалізації електронного архівознавства,нормативна база, науково-практичні засади роз робки окремих питаньта їх провадження залишилися й досі недостатньо висвітленими.Тому в статті на під ставі накопиченого архівістами в Україні по-зитивного досвіду з’ясовано засади формування галузі електрон-ного архівознавства за результатами роз витку одного з основних напрямів архівної справи щодо при ймання-передавання документівв електронній формі на постійне зберігання в архівні установи,застосування експертизи цінності та комплектування електроннимидокументами архівних установ, особливості обліку та зберіганнятаких документів тощо, що починаються з від повідного організу-вання діловодних процесів.Визначаються засади роз витку чинної нормативно-правовоїбази з питань роботи з електронними документами в діловодстві,науково-дослідне та науково-методичне під ґрунтя застосуваннядокументів в електронній формі у різних сферах діяльності та їхпри ймання-передавання на постійне зберігання до архівних установ,впровадження інформаційних (автоматизованих) систем, зокрема,систем електронного документообігу, системи взаємодії органіввиконавчої влади (далі – СЕВ ОВВ), галузевої електронної архівноїсистеми ЕЛАРСИС та електронних архівів юридичних осіб – джерелкомплектування архівних установ. Висновки. Зародження електронного архівознавства пов’язанеіз впровадженням загального електронного документообігу в Ук-раїні та створенням засад роботи з електронними документами,що сприяло вирішенню проблеми при ймання-передавання елект-ронних документів на постійне зберігання від повідно до ЗаконуУкраїни «Про електронні документи та електронний документообіг»,процесів створення, оброблення, над силання, одержання, експертизицінності, знищення, під готовки до передавання на архівне збері-гання, при ймання на постійне зберігання, забезпечення збереже-ності, та використання інформації електронних документів. Коженіз цих документаційних процесів має свої особливості на від міну відподібних для аналогових, насамперед паперових, документів. Крімтого, в електронному середовищі стали обов’язковими нові процеситехнічної перевірки, міграції, конвертування, заходи з технічногозахисту інформації, зокрема карантину. Складником експертизицінності документації, особливо неуправлінської, стало визначенняотриманих даних документами та під твердженням факту доцільностіподальшого зберігання таких документів, фіксування цілісностіїх документної інформації, отримання дозволу на її використаннявід власника та вирішення проблеми від творення інформації техно-логічно складних за своєю структурою документів, насампередвебресурсів.Це потребувало роз роблення низки нормативно-правових доку-ментів про роботу з управлінськими електронними документамияк най більш масовою часткою Національного архівного фонду(далі – НАФ) та проведення спільних міждисциплінарних дослідженьархівістів, документознавців, спеціалістів у галузі інформаційнихтехнологій, юристів, управлінців тощо, що забезпечило створенняузгодженої галузевої системи централізованого при ймання-пере-давання електронних документів НАФ на постійне зберігання.Тим самим було закладено засади подальшого роз витку електрон-ного архівознавства як самостійного роз ділу архівознавства. Початокінституалізації електронного архівознавства та позитивні практичнірезультати потребують подальших наукових досліджень фунда-ментального характеру для роз роблення теорії наукового напрямуяк основи для роз витку архівознавства в сучасних умовах і системноїтрансформації архівної справи.

Ключові слова: електронне архівознавство, електронне документо-знавство, електронне діловодство, електронний документообіг, електрон-ний документ, документ в електронній формі, автоматизування роботи ар-хівістів, цифрова трансформація архівної справи.

  Повний текст PDF     Цитування публікації

• Ковтанюк Ю. (Національна бібліотека України імені В. І. Вернадського, Україна, Київ, y.kovtaniuk@gmail.com) ORCID: https://orcid.org/0000-0002-4120-1875

Бібліографічний опис для цитування:
Ковтанюк Ю. Робота з електронними документами у діловодстві як емпіричне підгрунтя для розвитку електронного архівознавства в Україні / Ю. Ковтанюк // Наукові праці Національної бібліотеки України імені В. І. Вернадського. - 2024. - Вип. 71. - С. 28-56. - Режим доступу: http://np.nbuv.gov.ua/doc/npnbuimviv_2024_71_4

Бібліографія:

1. Мелащенко А. О. Роз робка спеціалізованих комп’ютернихтехнологій електронних довірчих послуг. Вісн. НАН України. 2017.№ 9. С. 53–59.
2. Regulation (EU) No 910/2014 of the European Parliament and of theCouncil of 23 July 2014 on electronic identifi cation and trust servicesfor electronic transactions in the internal market and repealing Directive1999/93/EC. Offi cial Journal of the European Union, 28/08/2014, L 257,vol. 57, pp. 73-114. EN (Регламент (ЄС) № 910/2014 ЄвропейськогоПарламенту та Ради про електронну ідентифікацію та довірчіпослуги для електронних транзакцій на внутрішньому ринку та проскасування Директиви 1999/93/ЕС. Офіц. вісн. ЄС. Законодавчіакти. 2014. Т. 57. С. 73–114). URL: https://eur-lex.europa.eu/legalcontent/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32014 R0910 (дата звернення:10.06.2024).
3. Про затвердження плану заходів щодо реалізації Концепціїроз витку електронного урядування в Україні : роз порядженняКабінету Міністрів України від 26.09.2011 № 1014-р. Урядовийкур’єр. 2011. № 200.
4. Про затвердження Порядку зберігання електронних документівв архівних установах : наказ Державного комітету архівів Українивід 25.04.2005 № 49 : зареєстрований в Міністерстві юстиції України7 черв. 2005 р. за № 627/10907. Офіц. вісн. України. 2005. № 23.Ст. 1324.
5. Ковтанюк Ю. С. Теоретичні засади електронного документоз-навства як наукового напряму в документознавстві. Студії з архів.справи та документознавства. Київ, 2011. Т. 19. Кн. 1. С. 78–89.
6. Віднесення електронних інформаційних ресурсів до Націо-нального архівного фонду. Аналітичний огляд / уклад. : Т. М. Ков-танюк, Н. М. Христова ; Укрдержархів, УНДІАСД. Київ : УНДІАСД,2012. 33 с.
7. Лаба О. В. Роз виток електронного діловодства в Україні:1991–2020 роки : дис. ... канд. іст. наук : 27.00.02 / Нац. б-ка Україниім. В. І. Вернадського, УНДІАСД. Київ, 2022. 271 с.
8. Про вимоги до форматів даних електронного документообігув органах державної влади. Формат електронного повідомлення :наказ Міністерства освіти і науки, молоді та спорту від 20.10.2011№ 1207 : зареєстровано в Міністерстві юстиції України 15 листоп.2011 р. за № 1306/20044. Офіц. вісн. України. 2011. № 91. Ст. 3321.
9. Ковтанюк Ю. С. Електронне документознавство в Україні:сутність наукового напряму, історія формування, перспективироз витку : дис. ... канд. іст. наук : 27.00.02 / Держ. архів. службаУкраїни, Укр. н.-д. ін-т архів. справи та документознавства. Київ,2012. 252 с.
10. Про затвердження Правил роботи архівних установ України :наказ Міністерства юстиції України від 08.04.2013 № 656/5 :зареєстрований в Міністерстві юстиції України 10 квіт. 2013 р.за № 584/23116. Офіц. вісн. України. 2013. № 31. Ст. 1112.
11. Про затвердження Порядку роботи з електронними доку-ментами у діловодстві та їх під готовки до передавання на архівнезберігання : наказ Міністерства юстиції України від 11.11.2014№ 1886/5 : зареєстрований у Міністерстві юстиції України 11 листоп.2014 р. за № 1421/26198. Офіц. вісн. України. 2014. № 93. Ст. 2705.
12. Деякі питання документування управлінської діяльності :постанова Кабінету Міністрів України від 17 січ. 2018 р. № 55.URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/55-2018-п (дата звернення:10.06.2024).
13. Про затвердження вимог до форматів даних електронногодокументообігу в органах державної влади : наказ Держ. агентстваз питань електронного урядування України від 07.09.2018 № 60 :зареєстрований у Міністерстві юстиції України 20 листоп. 2018 р.за № 1309/32761. Офіц. вісн. України. 2018. № 96. Ст. 3191.
14. Про затвердження Порядку при ймання-передаванняелектронних документів Національного архівного фонду на постійнезберігання : наказ Міністерства юстиції України від 30.12.2020 № 4555/5 : зареєстрований у Міністерстві юстиції України 30 груд.2020 р. за № 1317/35600. Офіц. вісн. України. 2021. № 3. Ст. 190.
15. ДСТУ 4163:2020. Державна уніфікована система докумен-тації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації.Вимоги до оформлення документів : при йнято та над ано чинностінаказом ДП «УкрНДНЦ» від 01.07.2020 № 144. Київ. 29 с.
16. ДСТУ 2732–2023. Діловодство й архівна справа. Термінита визначення понять : при йнято та над ано чинності наказомДП «УкрНДНЦ» від 25.05.2023 № 121. Київ. 70 с.
17. Ковтанюк Ю. С. До питання створення електронних копійелектронних документів, засвідчених паперових копій електроннихдокументів і цифрових копій паперових документів. Історико-культурна спадщина: збереження, доступ, використання :монографія / відп. ред. І. І. Тюрменко. Київ : НАУ, 2021. С. 88–101.URL: https://er.nau.edu.ua/handle/NAU/53328 (дата звернення:10.06.2024).
18. Про затвердження Переліку типових документів, що створю-ються під час діяльності державних органів та органів місцевогосамоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків збері-гання документів : наказ Міністерства юстиції України від 12.04.2012№ 578/5 : зареєстрований у Міністерстві юстиції України 17 квіт.2012 р. за № 571/20884. Офіц. вісн. України. 2012. № 34. Ст. 1272.
19. Про роботу Укрдержархіву, архівних установ і спеціальнихустанов страхового фонду документації у 2023 році та пріоритетина 2024 рік : звіт Держ. архів. служби України. 76 с. URL: https://archives.gov.ua/wp-content/uploads/Звіт-2024_Final.pdf (датазвернення: 10.06.2024).
20. Послуги з при ведення у від повідність функціоналу при ймання/передачі даних через СЕВ ОВВ у форматі ASIC. Код ДК 021:2015-2015: 72260000-5 Послуги, пов’язані з програмним забезпеченням /Державне під приємство «Державний центр інформаційних ресурсівУкраїни». URL: https://prozorro.gov.ua/tender/UA-2022-08-18-005640-a (дата звернення: 10.06.2024).
21. Розробка та впровадження системи «Електронний архів Націо-нального банку України». URL: https://prozorro.gov.ua/tender/UA-2020-05-29-005531-b (дата звернення: 10.06.2024).